Quase todo técnico já viveu aquele dilema: o cliente volta com o aparelho na mão, não lembra exatamente a data da assistência e, para piorar, acha que a garantia ainda está valendo. Nessas horas, a organização faz toda diferença.
Ter um controle claro das garantias é um dos pontos que trazem mais confiança, tanto para o cliente quanto para a equipe. Sem ele, a confusão cresce, prazos se perdem, o cliente pode sair frustrado e até a reputação da assistência técnica acaba prejudicada.
Por que a garantia merece atenção especial
Entregar um serviço de qualidade inclui acompanhar cada etapa — até mesmo o pós-atendimento. Garantias fazem parte desse cuidado. Não são só protocolos; elas representam compromisso.
Garantia bem controlada é cliente satisfeito e retorno garantido.
A dúvida nunca deve ser do cliente — “Será que ainda está na garantia?” — mas do sistema ou do registro da empresa. E é nesse ponto que uma solução como o InforOS faz diferença, trazendo funções que ajudam desde o registro da OS até o alerta de prazos.
Como organizar as garantias sem se enrolar
Confesso que já vi papéis soltos, planilhas confusas e até registros em agendas antigas. O risco de perder dados é grande. Então, separei boas práticas:
- Registre sempre a data e tipo de serviço realizado.
- Deixe claro o prazo da garantia: 90 dias? 6 meses? Cada serviço pode ter seu tempo.
- Inclua detalhes como número de série, peça trocada, motivo do conserto.
- Associe a garantia ao CPF/CNPJ do cliente, evitando confusões em casos de homônimos.
- Guarde cópias digitais: nota, recibos, laudos. Vale até foto, se for preciso.
- Use alertas para indicar quando a garantia está próxima do fim.
Quem prefere um método mais digital pode confiar em ferramentas como o InforOS, que simplificam todo esse processo.
Checklist rápido para controle eficiente
- Ao finalizar o serviço, registre tudo, inclusive a validade da garantia.
- Entregue ao cliente um comprovante claro, digital ou impresso.
- Armazene as informações acessíveis para toda a equipe autorizada.
- Revise o histórico das garantias regularmente.
- Configure alertas — seja via sistema, email ou WhatsApp, como o InforOS permite.
Como evitar problemas e dores de cabeça
Algumas dicas podem parecer óbvias, mas fazem toda diferença:
- Evite prometer garantias maiores que as acordadas em contrato. Escreva o prazo sempre;
- Mantenha o histórico sempre atualizado para consultas;
- Treine a equipe para padronizar registros;
- Use sistemas integrados, pois reduzem falhas humanas.
Inclusive, se você busca formas de crescer organizado, há bons materiais para aprofundamento, como o guia prático para otimizar assistência técnica ou o conteúdo sobre programa para assistência técnica eficiente.
O papel de um sistema específico
O InforOS oferece recursos de checklist customizado, controle de equipe e permissões, além da integração com WhatsApp para notificações de garantias expirando.
Fica mais fácil descobrir quando uma peça dá problema, quando outro serviço retorna, e até entender quais clientes voltam mais vezes. Assim, o fechamento anual da assistência pode ser analisado com mais precisão, como no artigo sobre gestão do fechamento anual.
Um bom controle começa já na primeira ordem de serviço.
Conclusão
Controlar garantias não precisa ser um bicho de sete cabeças. Com registros organizados, uso de tecnologia e processos consistentes, a rotina fica mais leve — e a relação com o cliente, mais transparente.
Se esse controle parece difícil de implantar, experimente conhecer melhor o InforOS. Ele nasceu para quem quer focar na técnica, não só no papelada. Otimize o tempo, reduza retrabalhos e ganhe confiança do seu cliente. Acesse nosso site e veja como podemos ajudar sua assistência técnica a evoluir!
Perguntas frequentes sobre controle de garantias
O que é controle de garantias?
É o acompanhamento de todas as garantias dadas sobre serviços e peças para clientes de uma assistência técnica, incluindo prazos, condições e histórico de cada atendimento. Assim, evita-se desentendimentos e se mantém a clareza em todos os processos.
Como registrar garantias corretamente?
Registre sempre a data do serviço, descrição do trabalho, número de série ou identificação do equipamento, nome do cliente e prazo da garantia. Use sistemas como o InforOS para documentar tudo de forma centralizada e gerar comprovantes claros.
Quais documentos guardar para garantia?
Guarde a ordem de serviço assinada, nota fiscal, recibos, comprovante de entrega e qualquer comunicação trocada com o cliente, inclusive digitais. Fotos e laudos também ajudam em possíveis dúvidas futuras.
Como evitar fraudes em garantias?
Padronize registros, exija documentação do cliente no retorno, mantenha histórico detalhado dos atendimentos, utilize sistemas com controle de acesso, e forneça comprovantes claros. Quanto mais transparente, menor a chance de problemas.
Vale a pena usar software de controle?
Sim. Softwares agilizam os registros, reduzem erros e alertam sobre prazos. O InforOS, inclusive, integra gestão de OSs, listas de garantias, notificações e relatórios que ajudam você a enxergar onde pode melhorar.
