Cliente empresa quer previsibilidade. Você quer receita fixa e agenda cheia. O caminho é o contrato de manutenção recorrente: um acordo claro sobre o que está incluso, como serão os prazos e como vai ser a cobrança todo mês.
Quando faz sentido oferecer contrato
Faz sentido quando a empresa depende dos equipamentos funcionando pra operar e tem volume mínimo de chamados no mês. Ex.: escritório com 12 computadores e 2 caixas; loja com 8 POS e 3 impressoras; clínica com 6 PCs e 1 servidor simples.
- Reduz chamada de urgência (você agenda revisões e atualizações).
- Garante receita previsível para cobrir equipe, peças comuns de estoque e deslocamento.
- Dá prioridade de atendimento em troca de regras claras (SLA).
Defina o escopo: o que entra e o que fica fora
O erro mais comum é vender contrato “pra tudo”. Escreva como se fosse uma lista de serviços na OS, do jeito que você faz no balcão.
Inclua como padrão
- Suporte remoto: instalação de impressoras, antivírus, drivers, ajustes simples.
- Visita preventiva: 1x por mês ou por bimestre, com checklist (limpeza básica, atualização, teste de backup).
- Atendimento corretivo em horário comercial: diagnóstico e correção de falhas de software.
- Troca de peças de baixo custo previstas no plano (se fizer sentido) com limite por mês (ex.: 2 teclados ou 2 cabos).
Exclua (e cobre à parte, com OS)
- Peças e upgrades de hardware de valor relevante (SSD, tela, placa-mãe).
- Sinistro, dano líquido, queda, oxidação.
- Projetos fora do escopo (rede nova, servidor novo, cabeamento).
- Atendimento fora do horário contratado ou emergencial.
Dica prática: escreva o escopo como itens numerados. Se der conflito, você aponta “item 3.2”. Isso evita conversa longa.
SLA que funciona no dia a dia
SLA é o combinado de prazo e canal. Prometer o que não dá pra cumprir vira multa e desgaste. Defina diferentes níveis por gravidade:
- Crítico (serviço parado): resposta em até 1 hora por WhatsApp/telefone e visita em até 4 horas úteis na cidade.
- Alto (impacta parte da equipe): resposta em até 2 horas, visita até o próximo dia útil.
- Médio/Baixo: resposta no mesmo dia e execução na visita preventiva seguinte.
Especifique canais: WhatsApp comercial, e-mail e telefone. Diga os horários e feriados. Se oferecer plantão, cobre adicional.
Como calcular o valor mensal
Preço tem que cobrir horas previstas, deslocamento e uma margem pra picos. Um jeito simples:
- Estime horas remotas por mês (ex.: 2h para 10-15 dispositivos).
- Estime horas presenciais (ex.: 2h de visita preventiva/mês).
- Some deslocamento (quilometragem ou zona).
- Multiplique pelas suas taxas internas de hora técnica (remota e presencial).
- Acrescente margem (20% a 40%) pra cobrir variação e imposto.
Exemplo: escritório com 12 PCs. 2h remotas (R$ 80/h) + 2h presenciais (R$ 120/h) + deslocamento (R$ 60) = R$ 460. Com 30% de margem, mensal sai por R$ 598. Se incluir peças simples (teclado, cabo), limite isso no contrato.
Limites e franquias: não deixe o contrato aberto
- Chamados por mês: ex.: até 6 chamados (remotos ou presenciais). Excedeu, cobra hora adicional.
- Tempo por chamado: ex.: até 1h remota, acima disso vira hora técnica.
- Peças incluídas: liste quais e o limite (quantidade e valor).
- Visitas preventivas: dia fixo por mês/bimestre, remarcação com 24h de antecedência.
Cobrança e nota fiscal
Cobre no mês adiantado com vencimento fixo. Ofereça PIX e cartão recorrente. Desconto por pontualidade funciona melhor do que multa alta. Evite giro negativo.
Sobre documentação fiscal, em contratos de manutenção é comum separar a mão de obra (NFS-e) e cobrar peças em nota de mercadoria quando houver. A tributação varia por município e enquadramento. Consulte sua contabilidade. A referência geral é a Lei Complementar 116/2003 (lista de serviços sujeitos a ISS, item 14).
Renovação e reajuste
- Vigência: 12 meses com renovação automática e aviso 30 dias antes.
- Reajuste: IPCA anual ou percentual fixo, com data clara.
- Rescisão: multa proporcional aos meses restantes ou aviso prévio de 30 dias.
Responsabilidades do cliente
- Manter ambiente e rede com acesso (senhas, roteador, energia).
- Ter um responsável local para autorizar serviços.
- Fazer backup quando indicado e guardar mídia/senhas em local seguro.
Checklist da visita preventiva
Leve um roteiro simples e marque na OS do cliente:
- Atualizações do sistema e antivírus.
- Limpeza de poeira e verificação de temperatura.
- Saúde do disco (SMART) e espaço livre.
- Teste de impressão e rede.
- Backup: último sucesso e teste de restauração.
- Inventário rápido (nº de série, etiquetas).
Como formalizar sem dor de cabeça
- Faça um diagnóstico inicial com OS detalhada e fotos do estado atual (vítimas comuns: poeira, cabo remendado, nobreak morto).
- Liste o escopo (incluso e excluído), SLA, limites e preço.
- Defina cobrança recorrente (PIX ou cartão) e vencimento.
- Anexe o checklist da preventiva como anexo do contrato.
- Crie uma OS de preventiva todo mês pra registrar o que foi feito e pendências.
Exemplos prontos pra adaptar
Clínica pequena (8 PCs, 2 impressoras): plano mensal com 2h remotas + 2h presenciais, SLA alto para sistema de recepção, peças à parte. Preço estimado: R$ 520 a R$ 680/mês.
Loja de varejo (6 POS, 3 impressoras): foco em rede/PDV. Preventiva quinzenal nos caixas, troca de cabos incluída (até 3/mês). SLA crítico em horário de pico. Preço estimado: R$ 590 a R$ 750/mês.
Escritório contábil (12 PCs e 1 servidor simples): prioridade para prazos fiscais, janela de manutenção fora do horário comercial combinada. Reajuste anual por IPCA. Preço estimado: R$ 700 a R$ 950/mês.
Erros que estouram contrato
- Prometer tempo de chegada impossível para sua região.
- Não limitar chamados e peças, deixando o contrato infinito.
- Esquecer de registrar tudo na OS e perder histórico.
- Não revisar preço a cada 12 meses.
Próximo passo
Comece pelo cliente que já chama você todo mês. Monte o escopo e o SLA, feche a cobrança recorrente e gere as OS mensais pela nossa ferramenta gratuita. Se quiser automatizar contratos, OS, checklist e cobrança, teste o InforOS.
Observação fiscal: regras de ISS e ICMS variam por município e estado. Fale com sua contabilidade sobre a forma correta de emissão de notas para contratos e peças, com base na Lei Complementar 116/2003.
